Hält die Organisation das KI-Tempo mit?

Eine Antwort in Sekunden, ein Prototyp am Nachmittag, ein Angebot ohne stundenlanges Folienbauen: KI macht vieles schneller. Aber die gewonnene Geschwindigkeit lässt sich nicht einfach auf ein ganzes Unternehmen übertragen. Simon Biela merkt im eigenen Alltag, wie mit dem schnellen Feedback auch seine Ungeduld wächst. Im Gespräch mit Till Aufderheide, Principal Advisor AI Strategy & Solutions bei taod, fragt er deshalb nicht nur, was sich automatisieren lässt. Es geht darum, wie Menschen unter diesen Bedingungen verlässlich zusammenarbeiten können. Die beiden sprechen als Kollegen über die Veränderung im eigenen Unternehmen, mit Fortschritten, offenen Fragen und Grenzen.

„Du brauchst Strukturen, einen Prozess und Rahmenbedingungen.“

KEY FACTS

Wiederverwendbares Unternehmenswissen hilft, KI über einzelne Experimente hinaus zu nutzen
taod hat Teile bestehender Software durch eigene Lösungen ersetzt, zentrale Systeme bleiben bestehen
Eigene KI-gestützte Lösungen brauchen klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Betrieb
Nicht jeder automatisierte Schritt spart Zeit: Zusätzliche Korrekturrunden können den Nutzen aufzehren
Schnelle KI-Antworten können den Arbeitsalltag verdichten und den Veränderungsdruck auf die Organisation erhöhen

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Wissen nicht jeden Tag neu erklären

Tills Ausgangspunkt ist eine Erfahrung aus der eigenen Arbeit. Kontext, den er einmal strukturiert abgelegt hat, lässt sich am nächsten Tag wieder nutzen. Statt bei jeder Aufgabe mit einem neuen Prompt anzufangen, entsteht eine gemeinsame Wissensgrundlage. Bei taod zeigt sich das etwa im Angebotsprozess. Kundengespräche, Anforderungen und frühere Angebote werden zusammengeführt und unterstützen die Erstellung neuer Präsentationen. Menschen entwickeln weiterhin die Idee und prüfen das Ergebnis. Die KI übernimmt Teile der Aufbereitung. Hinter Tills Bild eines „KI-Betriebssystems“ steht deshalb mehr als ein einzelnes Werkzeug. Wissen und Abläufe sollen so zusammenwirken, dass nicht jeder immer wieder von vorn beginnt.

Nicht jede Software muss bleiben

Die neue Arbeitsweise verändert auch die Frage, welche Software taod benötigt. Einzelne Funktionen bestehender Tools wurden durch eigene Lösungen ersetzt. Der Nutzen liegt dabei nicht nur in gesparten Lizenzen. Prozesse lassen sich neu gestalten, statt sie unverändert in die nächste Anwendung zu übertragen. Doch Simon und Till ziehen auch Grenzen. Ein zentrales CRM oder ein über Jahre aufgebautes Data Warehouse wird nicht allein deshalb abgelöst, weil sich heute schneller Software entwickeln lässt. Entscheidend ist, welchen Zweck ein System erfüllt und wie kritisch es für die Arbeit ist. Auch selbst gebaute Lösungen brauchen jemanden, der sie betreut.

Ein Prototyp ist noch kein verlässlicher Alltag

Die Versuchung ist groß, aber eine Idee lässt sich inzwischen so schnell umsetzen, dass man einfach losbauen möchte. Till hält dagegen: „Einfach ins Blaue rein, funktioniert nicht.“ Für einen kleinen Prototypen mag das reichen. Wenn aber mehrere Dutzend Menschen eine Lösung nutzen, werden Fehler, verlorene Daten und Zuständigkeiten zu konkreten Problemen. Deshalb braucht es Rahmenbedingungen, ohne jede Initiative auszubremsen. Bei taod dürfen Experimente stattfinden und zugleich wird geprüft, welche Werkzeuge zulässig sind und wie daraus gemeinsame Arbeitsweisen werden können. Der schnelle Bau einer Lösung ersetzt nicht die Entscheidung, wer für ihren Betrieb verantwortlich ist.

Schnelleres Feedback schafft neue Ungeduld

Simon beschreibt, wie er bei immer mehr Prozessen denkt:.Mit der heutigen Technologie müsste das doch schneller gehen. Am eigenen Podcast zeigt sich allerdings, dass Automatisierung nicht überall den gewünschten Qualitätsanspruch erfüllt. Auch viel Kontext garantiert noch nicht den passenden Short oder einen Text, der nach ihm klingt. Till kennt das Problem. Manche Schritte funktionieren gut, andere brauchen menschliche Prüfung, und bei manchen kosten zu viele Korrekturrunden wieder Zeit. Hinzu kommt die organisatorische Veränderung. Ein sichtbarer Prototyp ist schnell gebaut. Einen ganzen Prozess umzustellen, Prioritäten abzustimmen und Menschen mitzunehmen, dauert länger.

Was verändert sich wirklich?

KI verändert nicht nur, wie schnell einzelne Aufgaben erledigt werden. Sie verändert auch die Erwartungen an Arbeit. Wenn Feedback sofort kommt, können mehr Entscheidungen, mehr Aufgaben und mehr Veränderungswünsche in denselben Tag rutschen. Simon benennt diese Verdichtung ausdrücklich und die Gefahr, das eigene Tempo auf die Organisation zu übertragen. Die Antwort ist weder, KI auszubremsen, noch überall maximale Geschwindigkeit zu verlangen. Es braucht eine gemeinsame Arbeitsgrundlage: verfügbares Wissen, klare Zuständigkeiten und Prozesse, die Menschen tatsächlich nutzen können. Technische Beschleunigung wird erst dann zur Entlastung, wenn Unternehmen auch darüber entscheiden, wie sie mit der gewonnenen Zeit umgehen.

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