Wie bringt man 1.000 Mitarbeitende zu KI?

Unternehmenssoftware war lange vor allem ein System aus einzelnen Tools, in denen Mitarbeitende Informationen suchen und bearbeiten. Mit generativer KI entsteht nun eine neue Ebene, die Systeme verbindet, Wissen zugänglich macht und Arbeit stärker auf Ergebnisse ausrichtet. Im Gespräch mit Markus Kramer von der EVM-Gruppe wird klar: Klassische Systeme bleiben, aber ihre Rolle verändert sich. Entscheidend wird, wie gut Unternehmen ihre Daten und ihr Wissen strukturieren und damit KI überhaupt nutzbar machen.

„KI ist kein Hype. KI ist eine deutliche Veränderung für uns alle.“

KEY FACTS

Ohne eigenes Team keine Transformation, KI braucht klare Zuständigkeiten und Zeit im Alltag
Multiplikatoren treiben die Adoption, nicht zentrale Ansagen
KI setzt sich nur durch, wenn sie echte Probleme im Arbeitsalltag löst
Governance schafft Vertrauen und macht Skalierung erst möglich
Daten und Prozesse sind der wahre Engpass, nicht die KI selbst

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KI verändert die Art, wie Software genutzt wird

Unternehmenssoftware folgt seit Jahrzehnten einem sehr stabilen Muster: Mitarbeitende arbeiten direkt in Anwendungen, klicken sich durch Oberflächen, wechseln zwischen verschiedenen Systemen und suchen sich Informationen dort zusammen, wo sie jeweils abgelegt sind. Arbeit ist dadurch stark an konkrete Tools gebunden, die jeweils eigene Logiken und Bedienoberflächen haben. Mit generativer KI entsteht erstmals eine andere Form der Interaktion. Mitarbeitende bewegen sich nicht mehr ausschließlich in einzelnen Anwendungen, sondern nutzen KI als vermittelnde Ebene, die Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführt, kontextualisiert und Aufgaben unterstützt oder vorbereitet. Dadurch verschiebt sich der Fokus weg von der Bedienung einzelner Tools hin zur Ergebnisorientierung. Im Gespräch mit Markus Kramer von der EVM-Gruppe wird deutlich, dass klassische Systeme wie CRM, ERP oder Dokumentenmanagement weiterhin eine zentrale Rolle spielen und nicht ersetzt werden. Gleichzeitig treten sie im Arbeitsalltag stärker in den Hintergrund, weil die eigentliche Interaktion zunehmend über KI-gestützte Zugänge erfolgt, die mehrere Systeme miteinander verbinden und vereinheitlichen.

Der eigentliche Wettbewerb liegt in Daten und Wissen

Viele Unternehmen beginnen ihre KI-Reise über einzelne Tools oder konkrete Anwendungen, weil diese am greifbarsten erscheinen und schnelle Ergebnisse versprechen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der entscheidende Erfolgsfaktor weniger in der Technologie selbst liegt, sondern in der strukturellen Basis im Unternehmen. Denn KI kann nur dann sinnvoll arbeiten, wenn sie auf gut zugängliche, verständliche und konsistente Informationen zugreifen kann. Dazu gehören sauber dokumentierte Prozesse, klar strukturierte Daten und ein grundsätzliches Verständnis darüber, wo Wissen im Unternehmen liegt und wie es genutzt werden kann. Der eigentliche Wettbewerb verschiebt sich damit von der Frage nach dem besten KI-Tool hin zur Frage, wie gut ein Unternehmen sein internes Wissen organisiert und operationalisiert hat. KI verstärkt damit bestehende Unterschiede zwischen gut und schlecht strukturierten Organisationen deutlich.

Daten und Systeme bleiben die größte Hürde

Die Erfahrungen aus der EVM-Gruppe zeigen sehr klar, dass viele KI-Ideen nicht an der Technologie selbst scheitern, sondern an der Realität gewachsener IT-Landschaften. Daten sind häufig über viele verschiedene Systeme verteilt, historisch gewachsen und nicht durchgängig miteinander verbunden. Hinzu kommt, dass Zugriffe, Schnittstellen und Datenqualität oft nicht auf eine KI-Nutzung ausgelegt sind. Dadurch wird es schwierig, KI-Anwendungen konsistent in bestehende Prozesse zu integrieren. Die größte Herausforderung liegt deshalb weniger in der Entwicklung einzelner KI-Use-Cases, sondern in der Fähigkeit, bestehende Systeme miteinander zu verbinden und Daten so aufzubereiten, dass sie überhaupt nutzbar werden.

Klassische Software bleibt, verändert aber ihre Rolle

Systeme wie ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementlösungen bleiben weiterhin das Rückgrat der Unternehmens-IT und werden auch in Zukunft nicht verschwinden. Ihre Funktion verändert sich jedoch im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden deutlich. Statt direkt in diesen Systemen zu arbeiten, greifen Mitarbeitende zunehmend über KI auf Informationen zu oder lassen sich Aufgaben, Inhalte und Analysen vorbereiten. KI übernimmt dabei stärker eine vermittelnde und strukturierende Rolle zwischen Mensch und System, ohne die zugrunde liegenden Anwendungen vollständig zu ersetzen. Die eigentliche Veränderung liegt damit weniger in der Abschaffung bestehender Software, sondern in einer neuen Form der Nutzung und Orchestrierung dieser Systeme.

Was verändert sich wirklich?

Die zentrale Veränderung besteht nicht im Austausch einzelner Tools, sondern in einer grundlegenden Verschiebung der Arbeitslogik in Unternehmen. Arbeit wird weniger durch die Bedienung von Anwendungen definiert, sondern stärker durch den Zugang zu Wissen und Informationen. Früher standen einzelne Systeme im Mittelpunkt der täglichen Arbeit. Künftig wird entscheidend sein, wie gut Unternehmen Informationen vernetzen, strukturieren und über KI zugänglich machen können. Damit verschiebt sich der Fokus von der Tool-Ebene hin zur Wissens- und Datenebene. Das Beispiel der evm-Gruppe zeigt, dass Unternehmen, die KI früh in ihre Prozesse integrieren und gleichzeitig ihre Datenbasis verbessern, vor allem ihre Art der Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung verändern. Die Wirkung geht damit deutlich über einzelne Effizienzgewinne hinaus. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht mehr, welche Software eingesetzt wird, sondern wie konsequent Unternehmen ihr Wissen so organisieren, dass es durch KI nutzbar wird und echten Mehrwert im Alltag erzeugt.

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